Des outils pour bien commencer la saison

La nouvelle saison a débuté et afin de vous aider à gérer au mieux ces 1ers instants, je vous donne quelques infos sur les petits outils qui me permettent de gérer ma catégorie plus facilement.

Outre, les entraînements et les 1ers matchs, plusieurs paramètres sont à gérer dans la saison.

Tout d’abord, l’effectif. Savoir qui prend une licence, comment les contacter… Alors je me suis fait un tableau sur informatique (type tableur LibreOffice ou MS Excel) dans lequel je note les coordonnées des joueurs, les différents moyens de les joindre (téls fixe et portable des parents, mail), leur n° de licence, date de naissance, le prénom des parents, depuis combien de temps ils sont au club et/ou depuis combien de temps ils font du foot (élément selon moi à prendre en compte dans vos remarques sur la performance du joueur).
Ensuite, dans ce même document, je me suis préparer un tableau pour noter les présences/absences aux entraînements, idem pour les matchs, idem pour noter les parents qui roulent, un autre pour noter les performances des joueurs aux jongles les week-ends (pour les U13), si les joueurs sont gauchers ou droitiers… Avec, quand c’est nécessaire, des formules qui me fournissent des statistiques au fur-et-à-mesure que je remplis les tableaux.

Pourquoi toutes ces données? Déjà, si on est plusieurs à gérer la catégorie, cela permet de partager les infos avec tout le monde. Et puis, avec les parents, il est souvent nécessaire de donner du concret pour couper court aux commentaires du genre « pourquoi mon fils… ». En leur donnant des chiffres, on se donne un peu plus les moyens d’éviter les problèmes.

Ensuite, vous aurez à gérer les convocations pour les week-ends: de nombreuses heures à passer au téléphone, chaque semaine, à savoir qui est là où non, quels parents peuvent emmener ou pas… Bien-sûr, s’y prendre à l’avance est nécessaire mais pas suffisant car les parents ne répondent pas tout de suite, à la seconde.
Alors, pour mettre toutes les chances de votre côté d’avoir les infos au plus vite car on n’a pas un temps extensible dans la semaine, voici quelques outils pour vous aider:
– vous pouvez créer (toujours sur informatique) la liste des rencontres que vous imprimerez et donnerez à chaque parent en leur demandant de noter si l’enfant sera là (case à cocher « oui »/ »non ») et s’ils pourront rouler pour emmener quand les matchs seront à l’extérieur (case à cocher « oui »/ »non ») . La difficulté de cette méthode est de récupérer le plus de feuilles remplies le plus vite possible ! Car quand les matchs commenceront, vous n’aurez de toute façon pas toutes les feuilles.
– donc j’utilise un autre outil : le site Framadate (réalisé par l’excellente association Framasoft). Ce site permet de créer en ligne des sondages. Des sondages? En fait, je détourne l’utilisation « sondages » pour faire des tableaux de « disponibilités ». Je crée un sondage avec les dates des matchs et les parents doivent le remplir en mettant « oui », « non »,  « si nécessaire ». Cela leur permet de le faire quand ils veulent/peuvent  et vous, vous avez les données tout de suite.
À utiliser peut-être en complément avec la feuille papier pour les parents un peu fâché avec l’informatique.
– sinon, j’ai testé un petit peu 2 sites qui peuvent vous aider à gérer votre effectif. Le site sporteasy  et le site coachingplayer. Création de la liste des joueurs, de la catégorie, du calendrier des matchs, envoi (automatique) des convocations, création de la compo… Plusieurs petites fonctions intéressantes qui peuvent vous faciliter la vie.
– si votre club possède un site internet, rapprochez-vous de la personne qui le gère afin d’y mettre le plus d’infos possible. C’est important pour les parents de pouvoir le consulter, avec des infos à jour en plus.
– n’hésitez pas non plus à aller sur le site internet de votre district et à récupérer tous les documents nécessaires au bon déroulement de la saison.

En espérant que ces informations puissent vous être utiles. Pour les documents sur informatique, si vous n’êtes pas à l’aise avec l’outil, commencer petit genre juste un tableau avec les coordonnées, puis augmenter son contenu progressivement, de saison en saison.

Bonne saison à tous